วิธีสร้างจดหมายเวียนโดยใช้ Word และ Excel

Details

Hits: 4

วิธีสร้าง “จดหมายเวียน” หรือ Mailings ด้วย Microsoft Word และ Excel แบบละเอียด เข้าใจง่าย เหมาะสำหรับทั้งมือใหม่ พนักงานออฟฟิศ ธุรการ ฝ่ายขาย หรือใครที่ต้องทำเอกสารจำนวนมากเป็นประจำ

จดหมายเวียน คือ จดหมายหรือเอกสารที่มีเนื้อหาเดียวกัน มีการส่งไปหาผู้รับหลาย ๆ คน โดยอาจจะมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในจดหมายเพียงแค่ชื่อ หรือข้อมูลอื่น ๆ นิดหน่อย เท่านั้น และในโปรแกรม Microsoft Word ก็มีฟังก์ชัน Mailings ในการสร้างจดหมายเวียนมาเพื่ออำนวยความสะดวกให้เราด้วย เพื่อที่เราจะได้ไม่ต้องมานั่งทำเอกสารเดิม ๆ ซ้ำกันสำหรับส่งให้หลาย ๆ คน ถ้าใช้ Mailings ทำจดหมายเวียนก็จะทำแค่เอกสารฉบับเดียวกับรายชื่อผู้รับเท่านั้น และ Mailings ก็จะสร้างเอกสารทั้งหมดให้เราเอง

ในการทำจดหมายเวียนนั้นผมจะแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนดังนี้

1. ข้อมูล ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ หรือข้อมูลอื่น ๆ ของผู้รับเป็นไฟล์ Excel

2. ไฟล์เอกสารที่เป็นไฟล์ Word

3. การสร้างจดหมายเวียนโดยรวม Excel และ Word เข้าด้วยกัน

4. การ Print หรือ บันทึกไฟล์เพื่อนำไปใช้งาน

มาเริ่มสร้างจดหมายเวียนกันเลยครับ

1. ข้อมูลชื่อที่อยู่ผู้รับเป็นไฟล์ Excel

ก่อนอื่นเราก็มาเตรียมไฟล์ Excel ที่เป็นข้อมูลพวกชื่อ นามสกุล ของผู้รับเอกสารก่อนครับ หรือ ถ้าเป็นการทำซองจดหมาย ก็จะมีพวกชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ตำบล อำเภอ จังหวัด เบอร์โทร และอื่น ๆ เท่าที่จำเป็นครับ ให้ทำใส่ไฟล์ Excel แยกเป็น Column ไว้นะครับ

2. ไฟล์เอกสารที่เป็นไฟล์ Word

สิ่งต่อมาที่ต้องเตรียมสำหรับทำจดหมายเวียนคือ ไฟล์เอกสาร ซึ่งอาจจะเป็นฟอร์มซองจดหมาย เอกสารต่าง ๆ อันนี้ก็จะแตกต่างกันไปตามแต่ละคนครับ  ดังตัวอย่างภาพด้านล่างของผมจะเป็นจดหมายขอบคุณลูกค้า โดยในส่วนตัวอักษรสีส้มคือในส่วนของจดหมายที่จะดึงข้อมูลจาก Excel มาใส่แทน ดังภาพด้านล่างครั

3. การสร้างจดหมายเวียนโดยรวม Excel และ Word เข้าด้วยกัน

เมื่อเราได้เตรียมทุกอย่างพร้อมแล้วก็มาเริ่มกันเลย

1. เปิดเอกสารไฟล์ Word ที่จะใช้เป็นจดหมายเวียนขึ้นมาก่อน แล้วไปที่แท็บ 

Mailings => Select Recipients => Use an Existing List…

จากนั้นเลือกไฟล์รายชื่อลูกค้าที่เราเตรียมไว้ ถ้ามีหลายชีทให้เลือกชีทที่มีข้อมูล ของผมมีชีทเดียวก็จะแสดงหน้าต่างตามภาพด้านล่าง คลิก OK

จากนั้นลองดูใน Insert Merge Fields จะแสดงชื่อคอลัมน์ในไฟล์รายชื่อ Excel ของเรา ขั้นตอนต่อไปเราก็นำคอลัมน์เหล่านี้ไปแทรกในเอกสารของเรา

จากนั้นเราก็นำไปแทรกลงในเอกสารตามแบบฟอร์มที่เราได้ร่างไว้ ตามอักษรสีส้มได้เลย ลบข้อความเดิมออกแล้วแทรกลงไปจะได้ ดังภาพด้านล่าง โดยมีเครื่องหมาย << นำหน้า และปิดท้ายด้วย >> เราก็ไล่แทรกไปให้ครบทุกส่วนของจดหมายครับ ถ้านำเมาส์ไปคลิกข้อความที่แทรกจะเป็นไฮไลท์สีเทาขึ้นมา

ถ้าต้องการดูตัวอย่างเอกสารให้คลิกที่ Preview Results และกดลูกศรเลื่อนซ้าย - ขวา เพื่อเลื่อนไปข้อมูลแถวถัดไปได้

4. การ Print หรือ บันทึกไฟล์เพื่อนำไปใช้งาน

ขั้นตอนสุดท้ายคือการนำจดหมายที่เราใส่ข้อมูลแล้วไปใช้งาน โดยสามารถบันทึกเป็นไฟล์ หรือ จะปริ้นออกมาก็ได้

การบันทึกเป็นไฟล์ Word

ให้คลิกที่ 

Finish & Merge => Edit Individual Document…

จากนั้นกำหนดช่วงของข้อมูลที่ต้องการว่าจะเป็นทั้งหมด หรือ หน้าปัจจุบันที่เปิดอยู่ หรือ เป็นช่วงก็ได้ จากนั้นกด OK

การ Print เอกสาร

ถ้าต้องการปริ้นไปใช้งานก็เลือก Print Document… แล้วกำหนดช่วงของข้อมูลเช่นกัน

วิธีสร้างจดหมายเวียนด้วย  Word  กับ Excel ด้วยขั้นตอนง่าย ๆ ก็มีเพียงเท่านี้ครับ ถ้าเห็นว่ามีประโยชน์ก็ช่วยแชร์ให้เพื่อ นๆ ได้อ่านกันนะครับ บทความหน้าจะสอนการใช้ Mailings ไปสร้างลาเบลติดสินค้าโดยการนำข้อมูลสินค้ามาจาก Excel พร้อมกันทีละเยอะ ๆ