Excel Print Preview และการตั้งค่าก่อนพิมพ์

Share

บทความนี้จะมาแนะนำการตั้งค่าเอกสารก่อนทำการพิมพ์ครับ เริ่มจากไปที่หน้า Print Preview ก่อนเลยครับ File => Print หน้าตาก็จะเป็นดังตัวอย่างภาพด้านล่าง แบ่งเป็น 2 ส่วน ด้านซ้ายจะเอาไว้ตั้งค่าต่าง ๆ ด้านขวาเป็นตัวอย่างเอกสารครับ

excel print preview ตั้งค่า จัดหน้าก่อนพิมพ์

ปุ่ม Print ใช้สำหรับสั่งพิมพ์เอกสาร

Copies กำหนดจำนวนชุดเอกสารที่เราต้องการพิมพ์

Printer เลือกเครื่อง Printer ที่ใช้พิมพ์เอกสาร และมีปุ่ม Printer Properties ให้กำหนดค่าของเครื่อง Printer ด้านล่างด้วย

ถัดลงจะเป็นคอมโบบ๊อก ให้เลือกกำหนดหน้าเอกสารที่เราจะพิมพ์จะตัวเลือกทั้งหมด 3 ตัวเลือก

excel print preview ตั้งค่า จัดหน้าก่อนพิมพ์ ชีท

Print Active Sheets พิมพ์เอกสารจาก Sheet ที่เราเปิดค้างอยุ่นะขณะนั้น

Print Entire Workbook พิมพ์ทุก Sheet ในไฟล์เอกสารที่เราเปิดอยู่

Print Selection พิมพ์เฉพาะที่เราเลือกไฮไลท์ไว้

ถัดมาเป็น Pages กำหนดว่าจะพิมพ์หน้าไหนบ้าง เช่นจากหน้า 1-5

กรณีที่เอกสารเรามีหลายหน้าและต้องการพิมพ์หลายชุด ก็สามารถกำหนด Collated เพื่อให้เอกสารออกมาเป็นชุดโดยเรียงหน้า 1 2 3 แล้วก็เริ่ม 1 2 3 ออกมาเป็นชุดๆ อย่างนี้เรื่อยๆ เราก็เพียงแค่เย็บเอกสารเท่านั้น ส่วนตัวเลือก Uncollated เอกสารจะถูกพิมพ์ออกมาที่ละหน้าจนครบจำนวน Copies ที่เรากำหนด แล้วค่อยจะไปพิมพ์หน้าถัดไป

excel print preview ตั้งค่า จัดหน้าก่อนพิมพ์ collated จัดชุด

Portrait Orientation กำหนดเอกสารเป็นแนวตั้ง

Landscape Orientation กำหนดเอกสารเป็นแนวนอน

excel print preview ตั้งค่า จัดหน้าก่อนพิมพ์ แนวตั้ง แนวนอน

ถัดลงมาเป็นการกำหนดขนาดของกระดาษที่เราจะพิมพ์เอกสาร ว่าเราใช้กระดาษขนาดอะไรที่เครื่อง Printer ซึ่งโดยส่วนมากจะเป็น A4 หรือ Letter บ้างบางครั้ง

excel print preview ตั้งค่า จัดหน้าก่อนพิมพ์ เลือกกระดาษ

กำหนดระยะขอบกระดาษด้วย Margins ครับ จะมีให้เลือก 3 รูปแบบ Normal, Wide และ Narrow สามารถดูตัวอย่างว่าแต่ละรูปแบบเป็นอย่างไรจากภาพตัวอย่าง หรือถ้าไม่พอใจกับทั้ง 3 แบบ ก็สามารถกำหนดเองได้จาก Custom Margins…

excel print preview ตั้งค่า จัดหน้าก่อนพิมพ์ margin มาจิน

กำหนด Scaling ของเอกสารเวลาพิมพ์

No Scaling พิมพ์ตามขนาดจริงไม่มีการย่อ หรือลดขนาด

Fit Sheet on One Page ย่อเอกสารทั้งหมดโดยย่อลงในกระดาษหน้าเดียว

Fit All Columns on One Page ย่อเอกสารพิมพ์ทุกคอลัมน์ให้พอดีความกว้างของหน้ากระดาษ ส่วนความสูงก็ไล่ลงไปหน้าถัดไปเรื่อยๆ ตามความยาวของเอกสาร

Fit All Rows on One Page ย่อเอกสารโดยพิมพ์ทุกแถวให้พอดีความสูงของหน้ากระดาษ ส่วนความกว้างก็ไล่ไปด้านข้าง ตามความ กว้างของเอกสาร

excel print preview ตั้งค่า จัดหน้าก่อนพิมพ์ scaling ซูม

บทความที่เกี่ยวข้อง